Gmail's archief vs. Verwijderen: wat is het beste voor een georganiseerde inbox?

Als je te veel onnodige e-mails in je inbox hebt, kun je ze archiveren of verwijderen. Maar u vraagt ​​zich misschien af: worden gearchiveerde e-mails verwijderd en is archiveren hetzelfde als verwijderen?

Gearchiveerde e-mails worden uit uw inbox verwijderd en verwijderde e-mails komen in de prullenbak terecht. Maar wanneer is archiveren nuttig, en wanneer verdient verwijderen de voorkeur? Bespaart het archiveren van e-mails ruimte in Gmail? In dit artikel bespreken we beide functies in detail en wanneer je ze het beste kunt gebruiken.

Wat gebeurt er als een e-mail wordt gearchiveerd?

Wanneer u een e-mail archiveert in Gmail, wordt deze verplaatst van uw inbox en gerelateerde categorieën naar Alle berichten. Je hebt echter nog steeds toegang tot de e-mail via Gmail-labels of in de map Alle berichten. Het wordt ook afgetrokken van het aantal ongelezen e-mails in uw inbox.

Houd er rekening mee dat gearchiveerde e-mails niet worden verwijderd, tenzij u ze handmatig uit uw Gmail-account verwijdert. Als iemand een gearchiveerde e-mail beantwoordt, verschijnt de antwoord-e-mail ook in uw inbox.

Een e-mail archiveren in Gmail

U kunt een of meer e-mails archiveren door het selectievakje ervoor aan te vinken en op te klikken Archief pictogram bovenaan.

U kunt ook met de rechtermuisknop op de e-mail klikken en selecteren Archief uit het menu.

Hoe u archief-e-mails kunt vinden in Gmail

Om gearchiveerde e-mails in Gmail te vinden, ga naar Alle mails in de zijbalk van Gmail om uw gearchiveerde e-mails te vinden.

Als alternatief kunt u naar binnen gaan in: archief in de Gmail-zoekbalk om alleen gearchiveerde e-mails te bekijken.

Hoe e-mailarchivering in Gmail te automatiseren

Als je niet handmatig e-mails wilt selecteren om te archiveren, kun je de filterfunctie van Gmail gebruiken om dit automatisch voor je te doen. Hier ziet u hoe u het kunt doen:

1. Klik op de Instellingen pictogram bovenaan in uw Gmail en selecteer Bekijk alle instellingen vanuit het linkerzijbalkvenster.
2. Selecteer Filters en geblokkeerde adressen tabblad.
3. Geef afzendergegevens andere relevante informatie en klik Filter maken.
4. Selecteer in het volgende venster het selectievakje van Sla de inbox over (archiveer deze) optie en klik Filter maken.
5. Het nieuwe filter archiveert automatisch e-mails van die specifieke afzender.

Hoe e-mails uit Gmail te archiveren

Als u per ongeluk een e-mail hebt gearchiveerd die u in uw inbox wilt hebben, kunt u deze ongedaan maken door de optie te selecteren Ongedaan maken onderaan de meldingspop-up.

Als u de melding echter hebt gemist, gaat u naar Alle mails en selecteer de e-mail. Klik bovenaan op de Verplaats naar Inbox icoon.

Als alternatief kunt u naar binnen gaan in: archief in de Gmail-zoekbalk en selecteer een of meer e-mails die u uit het archief wilt halen. Klik met de rechtermuisknop op uw e-mail en selecteer Verplaats naar Inbox van de lijst.

Wat gebeurt er als een e-mail wordt verwijderd?

Wanneer u een e-mail uit uw Gmail-account verwijdert, wordt deze automatisch uit uw inbox verwijderd en naar de map Prullenbak verplaatst. U kunt de e-mails permanent verwijderen of herstel verwijderde e-mails naar uw inbox uit de map Prullenbak.

Wanneer u een e-mail definitief verwijdert, verwijdert u ook alle bijbehorende bijgevoegde bestanden. E-mails in uw map Prullenbak worden echter na 30 dagen definitief verwijderd. U kunt uw map Prullenbak ook volledig leegmaken.

Hoe een e-mail in Gmail te verwijderen

Er zijn twee methoden om een ​​e-mail uit Gmail te verwijderen. U kunt een of meer e-mails uit de inbox selecteren en op klikken Verwijderen pictogram bovenaan.

U kunt ook met de rechtermuisknop op geselecteerde e-mails klikken en selecteren Verwijderen van de lijst.

Hoe meerdere e-mails in Gmail te verwijderen

Als je wil om meerdere e-mails in Gmail te verwijderen, selecteer Alle uit het vervolgkeuzemenu van het selectievakje bovenaan en klik op de Verwijderen icoon.

Er worden echter slechts 50 e-mails tegelijk verwijderd, en als u veel e-mails wilt verwijderen, moet u dit meerdere keren doen.

Als alternatief kunt u een Gmail-filter configureren om automatisch e-mails van bepaalde afzenders te verwijderen.

1. Klik op de Instellingen pictogram bovenaan in uw Gmail en selecteer Bekijk alle instellingen.
2. Selecteer Filters en geblokkeerde adressen tabblad.
3. Geef afzendergegevens andere relevante informatie en klik Filter maken.
4. Selecteer in het volgende venster het selectievakje van de Verwijder heten klik Filter maken.
5. Het nieuwe filter verwijdert automatisch e-mails van die specifieke afzender.

Wat is het verschil tussen het archiveren en verwijderen van een e-mail?

Er zijn veel verschillen tussen het Gmail-archief en het Gmail-archief. verwijderen, afhankelijk van hoe ze functioneren. Hier zijn een paar belangrijke verschillen om te onthouden:

• Hoewel zowel gearchiveerde als verwijderde e-mails uit de inbox worden verwijderd, worden gearchiveerde e-mails verplaatst naar de map Alle berichten, terwijl verwijderde e-mails worden verplaatst naar de map Prullenbak.
• Verwijderde e-mails zijn toegankelijk in de map Prullenbak totdat ze na 30 dagen volledig uit uw account zijn verwijderd. Gearchiveerde e-mails zijn daarentegen toegankelijk vanuit de map Alle berichten.
• Gearchiveerde e-mails worden niet automatisch verwijderd, maar verwijderde e-mails worden na 30 dagen automatisch uit de prullenbak verwijderd. Gearchiveerde e-mails blijven in uw Gmail-account staan ​​totdat u ze handmatig verwijdert.
• Verwijderde e-mails maken opslagruimte vrij nadat ze permanent uit uw Gmail-account zijn verwijderd. Gearchiveerde e-mails blijven echter opgeslagen in uw account en tellen mee voor uw totale opslagtoewijzing.
• Wanneer u de Gmail-zoekmachine gebruikt om iets te vinden, worden gearchiveerde e-mails opgenomen in de resultaten, maar verwijderde e-mails niet.
• Wanneer u op het label klikt om alle e-mails te zien die ermee zijn getagd, verschijnt de gearchiveerde e-mail ook. Verwijderde e-mails zijn echter alleen zichtbaar in de map Prullenbak.

Wanneer moet u een e-mail archiveren?

Als u zich afvraagt ​​wanneer het de voorkeur heeft om te archiveren vs. verwijder e-mails uit uw Gmail-account. Hier volgen enkele redenen waarom u de voorkeur geeft aan het archiveren van e-mails in plaats van ze te verwijderen:

• U kunt uw inbox overzichtelijker maken en beter beheersbaar maken door e-mails te archiveren die u niet langer nodig heeft.
• Om inbox nul te bereiken, archiveert u alle oude e-mails die uw inbox rommelig maken.
• U kunt belangrijke e-mails archiveren die u nu misschien niet nodig heeft, maar die in de toekomst van pas kunnen komen.
• Mogelijk moet u om veiligheidsredenen bepaalde e-mails bewaren. Door te archiveren kunt u deze e-mails bijhouden en onbedoelde verwijdering voorkomen.
• Wanneer een e-mailgesprek is beëindigd en er geen verdere antwoorden meer worden verwacht, kunt u deze belangrijke e-mailgesprekken archiveren, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden.
• Door een e-mail te archiveren, kunt u gevoelige informatie en bijlagen die u niet wilt verliezen, in uw inbox bewaren.

Gmail-archief vs. E-mails verwijderen: wanneer is het het beste om een ​​e-mail te verwijderen?

Er zijn veel redenen waarom u een e-mail zou moeten verwijderen in plaats van deze te archiveren. Hier zijn enkele van de beste redenen om ongewenste e-mails uit uw Gmail-inbox te verwijderen:

• Als u er absoluut zeker van bent dat u een e-mail in de toekomst niet meer nodig zult hebben, moet u deze verwijderen om uw inbox op te ruimen.
• U kunt een e-mail verwijderen als u niet wilt dat deze in de toekomst in uw Gmail-zoekresultaten verschijnt.
• Als je wat opslagruimte in Gmail wilt vrijmaken, kun je oudere e-mails verwijderen die je niet langer nodig hebt.
• Wanneer u bijlagen of documenten uit een e-mail niet langer hoeft te bekijken of op te halen, verwijdert u deze na een dubbele controle.
• Spam- en promotionele e-mails kunnen uw inbox vullen en opslagruimte in beslag nemen. U kunt eenvoudig ruimte vrijmaken voor belangrijke e-mails door spam-e-mails in bulk te verwijderen.

Hoe gearchiveerde e-mails te verwijderen

Gearchiveerde e-mails blijven in uw Gmail-account totdat ze handmatig worden verwijderd. U kunt gearchiveerde e-mails op een aantal manieren verwijderen. Zo kunt u beide doen:

1. Ga naar Alle mails map, selecteer de archief-e-mail die u wilt verwijderen en klik op de Verwijderen pictogram bovenaan.
2. Alternatief: voer in in: archief in de Gmail-zoekbalk, selecteer de archief-e-mail en klik op de Verwijderen icoon.

Waarom is het archiveren van een e-mail een betere optie?

Als het gaat om Gmail-archief vs. e-mail verwijderen, is het vaak het beste om uw e-mails te archiveren. Op die manier kunt u teruggaan en een e-mail opzoeken wanneer u maar wilt. Bovendien kunt u hiermee alle eerdere gesprekken bijhouden en kunt u indien nodig gemakkelijk specifieke informatie terugvinden.

Het verwijderen van e-mails kan leiden tot gegevensverlies en het moeilijker maken om informatie later terug te halen. Als gevolg hiervan hoeft u zich geen zorgen te maken over het kwijtraken van e-mails die u gemakkelijk kunt archiveren en uit uw inbox kunt verplaatsen.

Over het algemeen verwijdert u alleen e-mails waarvan u zeker weet dat u ze nooit meer nodig zult hebben. Dus als je iets niet voor altijd wilt verwijderen, kies dan voor Gmail-archief in plaats van het te verwijderen. Op dezelfde manier, ruim uw Outlook-inbox op door e-mails te archiveren je wilt niet verwijderen.

Organiseer uw Gmail-inbox door e-mails te archiveren

Nu weet je het antwoord op: "Is archiveren hetzelfde als verwijderen of niet?". Door te archiveren kunt u uw Postvak IN overzichtelijk en overzichtelijk houden door e-mails die u niet langer nodig heeft, naar de map Alle berichten te verplaatsen.

Als u bijvoorbeeld een nieuwe e-mail ontvangt en deze verwerkt, kunt u deze snel archiveren om uw inbox overzichtelijk te houden. Alle e-mails die u in de map Prullenbak hebt verwijderd of in de map Alle berichten hebt gearchiveerd, kunnen echter eenvoudig terug naar de map Postvak IN worden verplaatst.