6 Calendly tips om u te helpen beter te plannen door minder te doen

Calendly is een van de meest populaire apps voor het plannen van afspraken die er zijn, en met een goede reden.

Het belangrijkste voordeel is dat het het pijnlijke heen en weer e-mailen voorkomt dat vaak gebeurt wanneer twee drukbezette mensen een geschikt moment proberen te vinden om elkaar te ontmoeten. De app doet echter meer dan alleen vergaderingen plannen.

Als je al bekend bent met de basisprincipes van de tool, zijn hier zes manieren om het meeste uit je Calendly-app te halen, of je nu de gratis of een betaalde versie gebruikt.

1. Calendly verbinden met uw primaire agenda

Wat het plannen van afspraken betreft, is er niets erger dan een vergadering te missen omdat u bent vergeten naar uw tweede (of derde of vierde) agenda te kijken. Als u in een wereld leeft waar u meerdere keren per dag meerdere agenda's controleert, kan het een paar minuten duren om uw agendaverbindingen in te stellen, u veel gemiste afspraken besparen.

Calendly maakt verbinding met de meeste grote agenda-apps, dus u hoeft het nooit 'alleen' te controleren. De gratis versie wordt geleverd met één verbinding per persoon, zodat u Calendly kunt verbinden met uw primaire agenda (bijv. Google Kalender).

Verwant: Vergaderingen en taken plannen met Calendly

Zo koppel je je Calendly-account aan je primaire agenda-app:

1. Klik op de Rekening menu-optie in de rechterbovenhoek van uw scherm.
2. Klik Agenda-verbindingen.
3. Selecteer een agenda om verbinding mee te maken en volg de instructies.

2. Een buffer toevoegen tussen Calendly-afspraken

Het is nooit goed om de minutenwijzer op de klok 59 te zien slaan en tegen een belangrijke klant te moeten zeggen: "Het spijt me, ik kan deze discussie niet afmaken, ik heb een andere vergadering waar ik in moet springen."

Aan de andere kant is het net zo verkeerd om tijdens die eerste vergadering aan de lijn te blijven, waardoor de deelnemers aan uw volgende vergadering op u wachten. Calendly biedt een gemakkelijke oplossing voor dit probleem door u een buffer tussen geplande afspraken te laten automatiseren.

U kunt als volgt buffers instellen voor uw Calendly-vergaderingen en -evenementen:

1. Klik op de Instellingen Tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het evenement dat je wilt wijzigen en druk op Bewerk.
2. Selecteer Wanneer kunnen mensen dit evenement boeken?
3. Scroll naar beneden naar Wilt u tijd toevoegen voor of na uw evenementen?
4. Kies of u tijd voor of na wilt toevoegen met stappen van 5 minuten.

Merk op dat zodra iemand een afspraak boekt, deze extra buffer in werking treedt. Als iemand een vergadering van 15.30 uur boekt die 30 minuten duurt en u een buffer van 15 minuten heeft toegevoegd na gebeurtenissen, kan de volgende persoon uw ontmoetingsplek om 16.00 uur niet selecteren; ze zien alleen de beschikbare 16:15 uur.

3. Merk uw Calendly

Met Calendly kun je branding toevoegen aan je boekingspagina en je boekingslink aanpassen, zelfs met een gratis abonnement. Als je een freelancer bent die Calendly gebruikt, weet je dat waarschijnlijk persoonlijke branding is essentieel.

Om Calendly af te stemmen op de rest van uw persoonlijke of zakelijke branding, kunt u uw unieke link, profielfoto, bedrijfslogo, naam en welkomstbericht aanpassen.

Je kunt deze allemaal aanpassen onder Accountinstellingen:

1. Selecteer de Rekening submenu van de primaire navigatiebalk.
2. Klik op Account instellingen.
3. Aan je linkerhand zie je een menu met de verschillende opties; selecteer degene die u wilt wijzigen.

Uw e-mailhandtekening is een geweldige plek om een ​​Calendly-link toe te voegen. Dit is met name het geval als u actief op zoek bent naar ontmoetingen met mensen die u e-mailt.

In combinatie met een uitstekende call-to-action (CTA), kunt u van uw e-mailhandtekening een gratis marketingtool maken. Als u bijvoorbeeld verzekeringen verkoopt, kan uw e-mailhandtekening een regel bevatten zoals:

"Ontdek hoe u 15% kunt besparen op uw autoverzekering door een afspraak met mij te maken hier."

Je kunt het beste rechtstreeks linken naar de boekingsevenementpagina die je wilt dat ze zien. Om dit te doen:

1. Navigeren naar Huis in je Calendly-menubalk.
2. Klik op Evenementtypes om uw verschillende soorten beschikbare vergaderingen te tonen.
3. Zoek het type vergadering dat je wilt kiezen en klik vervolgens op Kopieer link.
4. Gebruik die link in de CTA in uw e-mailhandtekening om mensen rechtstreeks naar uw boekingspagina te sturen.

5. Calendly insluiten op uw website

Als u een gebruiker op uw website heeft die een afspraak met u wil maken, is het over het algemeen beter om deze op uw site te houden dan ze naar een site van derden te sturen.

Met Calendly kunt u het boeken van afspraken rechtstreeks op uw website integreren, zelfs met een gratis abonnement. Dit ziet er niet alleen professioneler uit, maar het helpt ook uw SEO en geeft u extra mogelijkheden om uw product of diensten op de markt te brengen bij mensen die afspraken boeken.

Er zijn drie manieren om Calendly op uw website in te sluiten:

1. In lijn
2. Pop-uptekst
3. Pop-upwidget

Voor gedetailleerde instructies over het insluiten van Calendly op uw site, bekijk de officiële Calendly insluitgids.

6. Maak verbinding met apps van derden om workflows te automatiseren

Zelfs met hun gratis abonnement biedt Calendly een verrassend aantal integraties van derden. Dus als u weet dat het boeken van een afspraak extra activiteit in een van uw andere apps zal veroorzaken, moet u controleren of er een manier is om uw workflow te automatiseren.

De gratis integraties van Calendly omvatten Google Meet, Zoom, Slack, GoToMeeting, Microsoft Teams, Webex en Intercom.

Door over te stappen op hun betaalde abonnementen, kunt u integraties vinden met Mailchimp, HubSpot, SalesForce, Stripe en PayPal.

Om nog maar te zwijgen van de 700+ integraties die beschikbaar zijn via Zapier via hun "Professional" abonnement ($ 12/maand.)

Voorbeelden van integratie-automatisering zijn:

• Maak nieuwe Google Spreadsheets-rijen wanneer er een afspraak is gepland.
• Stuur geautomatiseerde Slack-berichten om Calendly-uitnodigingen te melden.
• Voeg ActiveCampaign-contacten toe of werk ze bij op basis van een geplande afspraak.

Profiteer van alles wat Calendly te bieden heeft

Calendly kan een krachtig marketinginstrument zijn en een krachtpatser van een afsprakenplanner. Het kan echter wat graafwerk vergen om het volledige potentieel van de app te ontdekken. Als u met deze zes tips begint, kunt u snel profiteren van enkele van de beste functies.

Schrap uw takenlijst: hoe u in uw agenda kunt leven voor taakbeheer

Door in uw agenda te leven, kunt u uw taken zonder gedoe beheren.

Lees volgende

Over de auteur