Data-analyse kan u helpen uw processen te verbeteren met efficiënte rapportagemethoden. Maar soms heb je meer nodig dan alleen cijfers in een spreadsheet om je punt duidelijk te maken. Dus waarom zou u geen tools voor gegevensvisualisatie gebruiken, zoals interactieve dashboards?
Ze kunnen helpen bij het rapporteren van campagnes, het verhogen van conversies, analyses en meer. In dit artikel laten we zien hoe je een interactief dashboard maakt met een voorbeeld en geven we ook tips voor het ontwerpen van mooie dashboards in Excel.
1. Organiseer uw brongegevens en maak een lay-out
Een goed ontworpen dashboard is een krachtige rapportagetool waarmee u uw gegevens kunt visualiseren en communiceren. De eerste stap is ervoor te zorgen dat uw gegevens geen fouten bevatten en correct zijn georganiseerd in rijen en kolommen met de juiste kopteksten.
U kunt dashboards in elke branche gebruiken, maar ze zijn vooral handig in financiën, verkoop en marketing.
Bij het ontwerpen van een dashboard moet u onthouden dat het voor eindgebruikers gemakkelijk moet zijn om te navigeren. De volgende stap is het bepalen van het soort lay-out op basis van de informatie die moet worden weergegeven.
Laten we voor ons voorbeeld een dashboard maken dat de volgende informatie op één blad weergeeft:
- Cellen A3 - T5: Projectstatus
- Cellen A7-T16: Overzicht en projectfinanciën.
- Cellen A15-U25: Projectvoortgang en Heatmap.
Maak een nieuw Excel-werkblad met de naam "Dashboard". Hier bouw je je dashboard op door elementen toe te voegen. Het is ook een goed idee om tekststijlen en lettertypen te gebruiken die passen bij de stem, toon en persoonlijkheid van u of uw merk.
2. Bouw draaitabellen om uw gegevens te ordenen
A draaitabel maakt het gemakkelijk om uw gegevens te ordenen in Excel in groepen. U kunt de tool gebruiken om waarden te tellen, op te tellen, te vermenigvuldigen en meerdere acties uit te voeren in die groepen.
Om te laten zien hoe deze interactieve dashboards echt werken, maken we als voorbeeld een interactief dashboard 'Freelance projecten'.
U moet uw gegevens in tabelvorm rangschikken. Gebruik hiervoor de sneltoets CTRL+T en selecteer de gegevens. Voor dit doel zullen onze brongegevens er ongeveer zo uitzien:
- Als u klaar bent, opent u een nieuw werkblad en labelt u het als Draaitabel.
- Binnen het werkblad maken we een draaitabel door naar de Invoegen optie op het lint. Selecteer het gegevensbereik voor uw tabel.
- Nu is het tijd om de velden voor uw draaitabel te kiezen.
- Volg ons voorbeeld hierboven en selecteer de velden—Taak, managernaam, begin- en einddatum van het project, duur, dagen tot voltooiing, Voortgang, enz. voor uw rijlabels.
- Wijs voor de kolomlabels gebudgetteerde en werkelijke waarden toe
- Zodra de gegevens in uw werkblad verschijnen, rangschikt u deze in tabelvorm. Ga hiervoor naar het lay-outgedeelte in Ontwerp > Rapportindeling, en selecteer Toon in tabelvorm uit de dropdown-opties.
- Degroepeer de gegevens door met de rechtermuisknop op de gegevensvelden te klikken. U moet ook de subtotalen uitschakelen. Ga hiervoor naar de Tabblad Ontwerpen > Subtotalen > Subtotalen niet tonen. Uw draaitabel ziet er nu als volgt uit:
- Om een draaitabelkleur te kiezen, gaat u naar de Ontwerptabblad > Draaitabelstijlen.
- Schakel samenvouwbare kopteksten uit door naar te gaan Draaitabel Analyseren > Weergeven (uiterst rechtse hoek). Zet de... uit +/- Knoppen.
- Ga naar om uw gegevens verder te ordenen Ontwerp > Rapportindeling > Alle itemlabels herhalen.
3. Passende formules toepassen
Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat u de juiste formules gebruikt, anders zijn uw gegevens onnauwkeurig en misleidend.
Laten we voor ons voorbeeld beginnen met het tellen van het aantal projecten in verschillende categorieën: gestart, werk in uitvoering of voltooid. Om dit te doen, moeten we de AANTAL.ALS En AANTALLEN functies.
- Maak een nieuwe "Berekeningen" werkblad voor het werken met formules en grafieken tijdens het bouwen van uw dashboard.
- Voer de status van projecten in ('Onderhanden werk', 'Actieve resterende projecten', 'Voltooid voor vervaldatum' en 'Voltooid') in opeenvolgende rijen, zoals hieronder weergegeven.
- Selecteer vervolgens de Voortgang (%) kolom in uw draaitabel. Het totale aantal taken komt uit op 32.
- Met behulp van de AANTAL.ALS(S)-functie(s) kunt u als volgt het aantal projecten berekenen dat is gecategoriseerd onder de subkoppen.
- Zorg ervoor dat u, afhankelijk van de aard van de projecten waarvoor u filters gebruikt, de juiste gegevenskolommen in uw draaitabelwerkblad opneemt. Voor actieve projecten is het zinvol om de Voortgang kolom, terwijl u voor geannuleerde projecten de kolom Geannuleerd gebruikt.
4. Gebruik visuele elementen, grafieken en grafieken
Met behulp van de juiste formules en visuele opmaak kunt u zinvolle diagrammen of grafieken maken die u helpen uw gegevens beter te begrijpen. Laten we in dit voorbeeld proberen een grafiek toe te voegen voor voltooide projecten; volg de onderstaande stappen:
- Kijk in uw berekeningenblad naar cel B7 zoals hierboven weergegeven.
- Om uw diagram te plotten, selecteert u eerst de cellen D7 en E7.
- Ga vervolgens naar Invoegen > Alle grafieken > Zonnestraal- of ringdiagram.
- Zodra de grafiek verschijnt, klikt u op de plus (+) symbool aan de rechterkant om toegang te krijgen tot opmaakopties. Kiezen Grafiekelementen zoals u wenst.
- Klik op verschillende delen van het diagram om opmaakopties weer te geven, zoals Formaat gegevensreeks, plotgebied, enz. Deze gebruiken; u kunt eenvoudig de kleuren, titels, randen en andere kenmerken van uw diagram aanpassen.
- Zodra dit is gebeurd, kunt u de grafiek naar de bovenkant van uw dashboard kopiëren en plakken en dienovereenkomstig uitlijnen.
Selecteer voor de andere rijen de gewenste gegevens in de Berekeningen blad en herhaal het bovenstaande proces voor alle andere grafieken of grafieken die u wilt opnemen.
5. Voeg interactieve instellingen en tabbladen toe
U kunt eenvoudig elementen zoals heatmaps, pictogrammen, slicers en schuifbalken aan uw dashboard toevoegen om het interessanter, informatiever en aantrekkelijker te maken voor uw publiek. Laten we er een paar nader bekijken.
Voeg slicers in voor interactiviteit
Slicers zijn korte tabbladen waarmee u de gegevens op uw dashboard in realtime kunt filteren. Ga als volgt te werk om ze aan uw dashboard toe te voegen:
- Selecteer de cellen die uw gegevens bevatten.
- Navigeer naar de Tabblad Invoegen > Filters > Snijmachine.
- Kies het gewenste type snijmachine in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op OK.
- Om ze horizontaal uit te lijnen, klikt u op de Knoppen sectie in een apart Slicer-tabblad. U kunt ze ook laten zoals ze zijn, afhankelijk van hoe u wilt dat uw dashboard eruitziet.
Voor ons dashboard voegen we slicers toe voor de koppen:Beheerders En Projecten. Ga als volgt te werk:
- Selecteer de gegevens in uw Berekeningen blad en selecteer deze opties in het vervolgkeuzemenu.
- Vervolgens moet u slicers koppelen aan uw draaitabellen. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op de slicer en klikt u op Rapporteer verbindingen.
- Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt alle draaitabellen en draaigrafieken en klik OK.
Met schuifbalken kunt u bijgewerkte gegevens bekijken, wat handig is als u naar iets kijkt dat in de loop van de tijd verandert.
- Ga naar om een schuifbalk toe te voegen Ontwikkelaar tabblad. Houd er rekening mee dat deze optie niet standaard is ingeschakeld.
- Ga naar om het tabblad Ontwikkelaar te activeren Bestand > Opties > Lint aanpassen.
- Onder de Voornaamst tabblad, controleer de Ontwikkelaar doos.
- Om de schuifbalk in te voegen, gaat u naar de Tabblad Ontwikkelaar > Invoegen > Formulierbesturingselementen. Beweeg de muis over de opties en selecteer de Schuifbalk.
- Sleep het en plaats het in de rij of kolom van uw keuze in uw Dashboard
Voeg een tabblad Snel (project)overzicht toe
Om snel projectdetails te bekijken, kunt u de gegevens uit de draaitabel importeren in uw dashboard. We zullen de INDEX-functie gebruiken, zoals hieronder weergegeven. Onze data-array bestaat uit de cellen B8 tot en met K40 op het tabblad Draaitabel.
Om de gegevens uit onze draaitabel te halen, voeren we de functie in:
=INDEX('Draaitabellen'!$B$8:$K$40,'Draaitabellen'!$B$6 + RIJEN(Dashboard!$A$13:F17)-1,KOLOMMEN(Dashboard!$A$13:F17))
Nu ziet ons dashboard er ongeveer zo uit:
Voorwaardelijke opmaak toepassen
Nu we een snel tabblad met een projectoverzicht hebben gemaakt, wilt u misschien de projectupdatepercentages markeren. Je kunt gemakkelijk gebruik voorwaardelijke opmaak om kleurenschalen toe te passen of gegevensbalken om dit te doen. Zo zie je in één oogopslag welke projecten afgerond zijn en welke nog werk nodig hebben.
Hier hebben we een schaal met drie kleuren gebruikt om de voortgang van individuele projecten te markeren, zoals hieronder weergegeven:
Voeg heatmaps toe om waarden tussen datums te bekijken
Heatmaps zijn visualisatietools die handig kunnen zijn om patronen in uw gegevens te markeren. U kunt bijvoorbeeld een heatmap gebruiken om te laten zien hoe vaak bezoekers op verschillende delen van uw webpagina hebben geklikt.
Eerst moet u een tabel maken met de gegevens die u in kaart wilt brengen. In ons voorbeeld hebben we het aantal projecten tussen twee datums berekend met behulp van de functie AANTAL.ALS, zoals hieronder weergegeven.
U kunt voorwaardelijke opmaak gebruiken om regels toe te passen op verschillende delen van uw tabel. Het voltooide dashboard ziet er als volgt uit:
Interactieve Excel-dashboards: analyseer en communiceer belangrijke statistieken
Excel-dashboards zijn een geweldige manier om gegevens te visualiseren, en we hopen dat deze gids u kan helpen er een te maken die specifiek is voor uw behoeften. Deze handige tools zijn interactief en dynamisch en kunnen besluitvormers helpen bij een snelle en gemakkelijke analyse van relevante gegevens.
Met slechts een paar scheutjes creativiteit kunnen Excel-spreadsheets veel verder gaan dan de norm, en kun je iets echt aantrekkelijks en presentabels maken.
